Від випадкових грантів до стратегічних проєктів: навіщо громаді проєктний офіс
Сьогодні українські громади працюють у надскладних умовах, коли потрібно не лише швидко відновлювати зруйноване, а й забезпечувати стабільний розвиток на роки вперед. І успіх в цьому залежить від того, наскільки оперативно та якісно громада може перетворити свою стратегію на конкретні результати.
Згідно з Законом України «Про засади державної регіональної політики», для впровадження цілей стратегії розвитку передбачено два основні механізми – програми та проєкти місцевого розвитку.
Водночас у багатьох українських громадах проєктна діяльність залишається несистемною:
- обов’язки у сфері проєктного менеджменту офіційно не закріплені;
- робота із залучення ресурсів ведеться точково, а ініціативи реалізуються без узгодження зі Стратегією розвитку громади та чіткого плану;
- низький рівень володіння навичками та ключовими інструментами управління проєктами;
- не налагоджений механізм координації між різними структурними підрозділами органів місцевого самоврядування (ОМС) під час розроблення й реалізації проєктів;
- для працівників ОМС проєктна діяльність часто є додатковим навантаженням без належної мотивації.
У таких умовах дуже важко ефективно конкурувати як за державне, так і міжнародне фінансування. Тому підтримка у створенні проєктних офісів, особливо у невеликих громадах, є критично необхідною для доступу до зовнішніх ресурсів, реалізації стратегічних завдань і прискорення відновлення.
Саме тому проєкт «Відновлення для всіх» (RFA) підтримує у партнерських громадах інституціоналізацію проєктної діяльності як інструменту впровадження Стратегії розвитку громади та використовує для цього підходи та інструменти, описані у статті.
Що ж таке проєктний офіс (ПО)?
ПО — це центр (орган) управління проєктною діяльністю громади, який координує розроблення проєктів і залучення ресурсів на їх реалізацію згідно зі стратегічними пріоритетами громади.
Дуже часто проєктна робота ототожнюється з підготовкою грантових заявок. Проте підготовка заявки — це лише один з етапів проєктної діяльності. Кожен проєкт у громаді має свій життєвий цикл: від зародження ідеї — до оцінювання результатів та впливу. Щоб ці процеси були послідовними й ефективними, в першу чергу необхідна команда, яка супроводжує всі ці етапи. Саме ця команда і є основою ПО, який вибудовує системну роботу громади на всіх етапах життєвого циклу проєкту:
- Ініціювання — аналізує потреби мешканців, визначає пріоритети, постійно моніторить можливості фінансування, розвиває партнерства навколо спільних цілей та готує концепції пріоритетних проєктів.
- Планування — готує якісні заявки для державних/міжнародних програм, моніторить успішність подачі, формує інформаційні матеріали про громаду для донорів та партнерів.
- Реалізація — координує впровадження проєктів, організовує взаємодію структурних підрозділів ОМС для узгодженості дій, комунікує з донорами та партнерами, публічно інформує громаду.
- Моніторинг і контроль — відстежує виконання завдань, аналізує досягнуті результати, готує рекомендації для підвищення ефективності.
- Завершення та сталість результатів — оцінює вплив проєктів на громаду, використовує досвід для нових ініціатив, підтримує партнерські відносини для подальшого розвитку.
Детальніше про проєктний офіс
